L’impact des systèmes d’information sur l’entreprise

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*Amal El Badmoussi, Titulaire de master droit international des affaires – à la FSJES de Tanger.

 

Introduction

 

La transformation numérique des entreprises est un véritable investissement financier, organisationnel et technique. Elle est l’un des leviers de leur future croissance, puisqu’elle s’intéresse à tous les services d’une entreprise : organisationnels, commerciaux, marketing, communication, informatique… Aujourd’hui, avec la pandémie de coronavirus, les entreprises se retrouvent face à un challenge de transformation numérique pour accélérer leur virage numérique par le biais de l’intégration de l’intelligence artificielle dans l’automatisation des processus d’affaires qu’est une solution viable et performante, non seulement pour les grandes entreprises, mais particulièrement pour les PME1.

Bien évidemment, il faut intégrer l’importance des systèmes d’information, qui constituent une partie intégrante de la vie courante dans tous les domaines. Dans l’entreprise le système d’information (SI) est un réseau complexe de relations structurées où interviennent hommes, machines et procédures qui a pour but d’engendrer des flux ordonnés d’informations pertinentes provenant de différentes sources et destinées à servir de base aux décisions2..

Par ailleurs, les ERP, progiciels de gestion intégrés, restent le référentiel garant de l’optimisation des processus de gestion dans l’entreprise. Mais quel rôle jouent-ils dans la transformation numérique de l’entreprise ? Et quel est l’impact du système d’information sur la performance des entreprises ? Pour répondre à ces questions, nous allons mettre en lumière dans quelle mesure le SI contribue à la performance de l’entreprise (A), et comment les ERP (B) constituent bel et bien une étape décisive dans la numérisation de l’entreprise, et comment représentent-ils un moyen très important dans la dématérialisation du rôle des systèmes d’information.

A.  Les SI, facteur de la performance de l’entreprise.

 

1 Marie-Pierre Gérard, « La pandémie oblige de nombreuses entreprises à accélérer leur virage numérique. Comment l’intelligence artificielle peut-elle leur venir en aide? »

2 Un projet de fin d’étude réalisé par : Zerrouki Nadia, La contribution des systèmes d’information dans la performance des entreprises Cas de l’entreprise Metidji (unité Menut’s),

1.  L’importance de la performance de l’entreprise par les SI

 

Dans un environnement des plus incertains, l’entreprise se focalise en permanence sur l’amélioration de sa performance et sur sa capacité de réactivité; elle tente constamment d’éliminer ou de contourner les obstacles organisationnels et d’être toujours plus attentive aux changements et tendances de cet environnement3.

Il sera primordial de montrer les fondements théoriques au sujet de l’impact des systèmes d’information sur la performance des entreprises. La notion de système d’information a été très largement commentée et a fait l’objet de nombreuses définitions, tout d’abord, le système d’information est présenté tour à tour comme un

« un ensemble organisé de ressources » d’après REIX4.et il représente une

«combinaison homme-machine » selon H.LESCA5. En effet, les systèmes d’information contiennent des informations sur des personnes, des lieux et des objets importants dans l’entreprise ou dans son environnement.

Le terme « information » englobe les données qui sont présentées sous une forme utile et utilisable par les personnes. Et la performance de l’entreprise est une notion générique, souvent utilisée pour faire référence à une ou plusieurs notions plus précises telles que : la productivité, le rendement de l’actif, la qualité du service rendu au client…etc.

Dans un environnement instable, le système d’information constitue, en se basant sur la veille stratégique, une aide à la décision pour les dirigeants. En effet, en collectant des informations et en les traitant, il permettra de diminuer le niveau d’incertitude autant que possible. Le système d’information doit permettre d’avoir une connaissance précise de l’environnement et de la situation interne afin que les dirigeants choisissent les meilleures orientations.

La valeur d’usage du Système d’Information est celle qui participe le plus directement à la performance de l’organisation puisque c’est elle qui permet de mesurer l’atteinte

3 Fatma Zohra Chaib, Les systèmes d’information, facteur de performance et de pérennité.

4 Robert Reix , docteur d’État, était professeur émérite de l’université Montpellier 2. Il a fortement influencé le management des systèmes d’information, notamment en faisant partie des membres fondateurs de l’AIM (Association Information et Management) et de la revue Systèmes d’information et Management.

5 H.Lesca : docteur en sciences de gestion, professeur émérite à l’université Pierre-Mendès-France de Grenoble (ESA) et membre affilié au laboratoire CERAG de Grenoble. Directeur de recherches doctorales, il est également consultant auprès de directions d’entreprises

aux objectifs. Pour autant, le soin apporté à la constitution et à l’entretien du patrimoine SI est fondamental car il supporte l’usage du SI dans le temps. Il est donc essentiel de le maintenir à un niveau d’opérativité optimum en le gérant suivant les règles de l’art.

2.  Les indicateurs de la mesure de la performance de l’entreprise

 

Évaluer l’impact du Système d’Information dans la performance d’une organisation est donc une opération complexe. Certains experts prétendent que cette évaluation est d’autant plus difficile lorsque le SI n’est pas intégré par les organisations opérationnelles au même niveau de préoccupation que leur cœur d’activité, leur vision stratégique et leur gouvernance.

Chaque entreprise opère une adaptation personnalisée de cette approche en fonction de son secteur d’activité et de son Business model. Pour cette raison l’évaluation de l’impact des systèmes d’information sur la performance des entreprises est une question centrale dans le management des systèmes d’information. En partant d’observations théoriques, les entreprises se posent de manières récurrentes des questions relatives à l’alignement stratégique et les processus de création de valeur par les systèmes d’information, des effets de la mise en œuvre de l’évaluation des systèmes d’information sur l’organisation.

Au fil des années, la question de la performance des entreprises, et donc de sa mesure, est devenue un thème récurrent. Il est vrai que dans un monde hyper concurrentiel, il est prudent de s’évaluer très régulièrement afin de s’assurer que l’on va dans la bonne direction et que l’on suit le bon rythme (entreprise performante), à condition bien entendu d’avoir pris soin de mettre en œuvre les bonnes actions et de disposer des moyens adéquats pour atteindre les objectifs fixés6.

L’audit de performance des applications nous a amené à identifier 3 typologies de solutions pour répondre à ces attentes :

  • Tout d’abord, les indicateurs financiers : traditionnellement, d’après A.SLOAN7 on mesure la performance financière à l’aide des indicateurs ROI8 (return on

6 Alain Fernandez Mesure de la Performance, sur https://www.alain-fernandez.info

7 A.Sloan : un homme d’affaires américain, président de General Motors pendant près de 30 ans, et théoricien du management

Investment) et ROE9 (return on Equity), ce sont un ensemble de ratios employés pour déterminer la santé financière de l’entreprise. Et ils concernent la solvabilité, voire la croissance de l’activité. Ils offrent la possibilité de comparer les prestations générales d’une entreprise par rapport à son secteur d’activité pour identifier les éventuelles opportunités d’investissement.

  • Ensuite, les indicateurs de marché10 : ils sont mis en place afin d’identifier l’origine détaillée du chiffre d’affaires et sa provenance, il peut s’agir du chiffre d’affaires généré par les clients fidèles ou les nouveaux. Grâce à ces indicateurs, l’entreprise pourra déterminer les performances des activités commerciales et marketing dans le cadre de son domaine d’activité. Elle pourra également apprécier sa part de marché sur le secteur ou le segment visé. Les principaux indicateurs sont les suivants : part des ventes des clients fidèles et les nouveaux (le chiffre d’affaires généré) ; Le degré de satisfaction client qui se fait par l’étude de la
  • En fin, il y a les indicateurs organisationnels11: Ils concernent plus particulièrement les ressources humaines de l’entreprise, et sa productivité globale. Ce sont un ensemble de ratios employés pour l’analyse de la qualité des processus internes et de l’évaluation de ressources humaines. Ces ratios intègrent plusieurs études différentes : le service après-vente, la recherche et développement, la gouvernance ainsi que l’étude d’aptitudes des employés.

B.  L’ERP à l’ère du Big data au sein de l’entreprise.

 

  1. Définition et caractéristiques d’un ERP

 

Le progiciel de gestion intégré est un progiciel paramétrable construit autour d’une base de données unique, susceptible de couvrir la majorité des besoins en traitement d’informations des différentes fonctions de l’entreprise, grâce à un ensemble de modules compatibles. Il est clair que le succès et la croissance d’une entreprise reposent sur de nombreux processus : inventaire, gestion des commandes, comptabilités, ressources humaines, gestion des relations clients…Or, chacune de ces fonctions génère et traite des données. Même si toutes les

8 Ce ratio mesure la rentabilité économique du capital utilisé par l’entreprise. C’est le rapport entre le résultat d’exploitation et les capitaux investis

9 Ce ratio mesure la rentabilité financière des capitaux apportés par les propriétaires de l’entreprise. C’est le rapport entre le résultat net et les capitaux propres

10 Les indicateurs clés de performance (KPI), consulté sur: https://www.netpme.fr

11 Ibid.

entreprises sont différentes, elles doivent toutes faire face au même défi pour rester compétitives : pouvoir stocker et accéder à ces données de façon simple et efficace. Les progiciels de gestion intégrés (PGI), en anglais « Enterprise Resource Planning» (ERP), sont au cœur du processus de numérisation de la gestion des entreprises. La diffusion de cet outil numérique est très certainement la pierre angulaire de l’entreprise numérique. Un logiciel ERP offre des avantages certains qui non seulement expliquent son succès mais nous permettent de comprendre qu’il est à la base de la numérisation du management de l’entreprise. Si un commercial saisit sur son portable une commande de 1 000 produits X, l’ERP modifie automatiquement le planning des usines, suggère au département achats d’augmenter le stock des composants inclus dans le produit X et transmet les coordonnées du client à la comptabilité pour qu’elle prépare la facture. De manière équivalente, un dirigeant d’entreprise peut d’un simple clic de souris consulter le chiffre d’affaires réalisé la semaine passée par son entreprise, les stocks de l’une de ses usines ou le dernier contrat signé par un commercial. Et un système ERP intelligent est synonyme de sécurité et de fiabilité accrue dans les processus de planification.

L’ERP implique une approche progicielle intégrée qui touche tous les volets fonctionnels de l’entreprise. Il s’agit de globaliser l’ensemble du système d’information dans un seul progiciel, c’est-à-dire une seule base de données et de la mettre en réseau. Avec cette logique d’intégration, le progiciel offre à l’utilisateur la capacité de récupérer automatiquement et quasi instantanément toute l’information, et ce à tous les niveaux de l’entreprise. L’ERP favorise donc l’homogénéisation des méthodes de travail. Cette facilité de circulation de l’information permet d’élaborer des outils puissants de gestion et d’analyse. Le système facilite alors la prise de décision. La flexibilité qu’il engendre évite de nombreux contrôles a posteriori.

2.  L’ERP, un composant du système d’information de l’entreprise

 

Chaque entreprise a son système d’information, et la multiplication des solutions, outils, technologies, modes de consommation de l’informatique amplifie ce phénomène. Généralement l’ERP est le cœur du SI12.

12 Yves Grandmontagne, « Qu’est-ce que le système d’information (SI) ? Les 5 meilleurs articles sur le système d’information ». Consulté sur le site: https://itsocial.fr/enjeux-it/enjeuxinfrastructure/datacenter/quest- systeme-dinformation-5-meilleurs-art icles-systeme-dinformation/

Un ERP utilise systématiquement ce qu’on appelle un moteur de WORKFLOW13, qui permet, lorsqu’une donnée est entrée dans le système d’information, de la propager dans tous les modules du système qui en ont besoin, selon une programmation prédéfinie. Cela veut dire que le partage du même système d’information facilitant la communication interne (vocabulaire unique et commun) et externe.

Avec le concept d’ERP, il ne s’agit plus seulement d’automatiser des tâches difficiles et répétitives afin de gagner en rapidité et en fiabilité. Il s’agit de traiter l’information dans sa globalité, ainsi que l’organisation des aspects humains des différentes activités14.

En effet, il existe des facteurs fondamentaux qui ont contribué à diffuser les logiciels ERP au sein des entreprises ; y compris l’explosion de l’Internet et l’apparition du e- business …etc. Dans ce cas, parmi les alternatives possibles permettant un renouvellement et une amélioration du système d’information, l’approche ERP s’avère, de par sa nature intégrée, être incontournable et devient “la brique de base” sur laquelle reposent les composants de la nouvelle architecture applicative. Toutefois, l’arrivée de l’Internet et de l’e-business remet en cause l’idée d’un système d’information entièrement intégré et replié sur lui-même. En effet, le commerce électronique ouvre l’entreprise aux échanges de données externes et, plus généralement, à la communication des systèmes d’information des partenaires économiques.

Apparemment, il sera primordial de cerner les parties concernées par le fonctionnement du système d’information de l’entreprise :

Tout d’abord, il y a le client payeur ou comité exécutif qu’est est le stratège du SI de l’entreprise, Il fixe les objectifs à atteindre, le besoin, le budget, les délais, les performances attendues. Puis il s’agit de l’équipe SI qu’est le maître d’œuvre du système d’information, chargé de maîtriser les contraintes techniques, les exigences fonctionnelles, la cohérence d’ensemble, la définition des principes de

13 Ou « flux de travail », désigne la prise en compte et l’automatisation, par voie électronique, de la production et de la gestion des données accompagnant un processus particulier. Un processus est un enchaînement de tâches, initié par un événement déclencheur qui possède des boucles et des tests conditionnels et qui vise la production d’un état ou d’un produit final.

14 Francis TABOURIN, « SYSTÈME D’INFORMATION (ERP) »

fonctionnement, etc. Elle assume ce rôle tant sur la mise en œuvre que sur le maintien en conditions opérationnelles du système d’information.

Les sponsors, bien que non directement concernés par le système d’information, mais ils jouent un rôle important de par leur influence. Par contre Les clients utilisateurs, sont directement concernés à tous les niveaux et pour toutes les phases.

Et les services support sont également des partenaires indispensables contribuant à la réussite du SI. Par exemple au niveau du faire-savoir (service communication), de la promotion et valorisation (service marketing), de la négociation des contrats et du suivi des fournisseurs (service achat), du suivi des coûts et de la budgétisation (contrôle de gestion).

Conclusion :

 

L’introduction et l’utilisation des systèmes d’information intégrés, comme par exemple l’ERP, deviennent de plus en plus nécessaires dans la pratique. Puisqu’ils permettent de créer de nouvelles perspectives pour les entreprises et de les moderniser

La transformation numérique des entreprises signifie des processus plus efficaces, une plus grande productivité, une meilleure qualité et une meilleure prise de décision. mais malheureusement les initiatives de transformation numérique échouent souvent parce que les entreprises mettent l’accent sur les nouvelles technologies en vogue sans prendre en compte l’aspect humain et le besoin de mettre en place une politique d’accompagnement au changement..